Sin lugar a dudas, el alquiler del piso puede convertirse en uno de los gastos más importantes que todo autónomo debe enfrentar mes a mes. Sin embargo, pocos saben que es posible deducir parte del mismo en la declaración de la renta. Precisamente por eso, de cara a poder aprovechar este beneficio al alcance de todo trabajador por cuenta propia, es crucial entender los requisitos y pasos necesarios: desde notificar a Hacienda sobre el lugar de desarrollo de la actividad laboral hasta mantener una correcta documentación o cumplir con las obligaciones fiscales. Sólo así se podrán maximizar los beneficios fiscales evitando, a la vez, posibles complicaciones futuras con el fisco.
Qué leyes hay que tener en cuenta
Cuando se habla de deducciones, lo habitual es hacer referencia principalmente al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) y al Impuesto sobre Valor Añadido (IVA). Para este ámbito, como su propio nombre indica, las leyes a tener en cuenta son las del IRPF y del IVA que, junto con sus Reglamentos de desarrollo, establecen qué gastos pueden ser deducibles respecto a esos impuestos y cuáles son los requisitos que deben cumplirse.
Además, también es importante considerar las Órdenes del Ministerio de Hacienda, que establecen criterios sobre la aplicación de los tributos que afectan a todos los órganos de la Agencia Tributaria.
Por suerte, en este caso la legislación es bastante explícita en lo relativo a los procedimientos y cuantías en que se pueden realizar las desgravaciones, por lo que basta con conocer lo que dicen las citadas leyes para poder acceder a estos beneficios fiscales.
Qué alquileres puede deducirse un autónomo
En general, diremos que, si se cumplen una serie de requisitos, es posible deducirse cualquier alquiler como autónomo. Eso sí, dado que esta afirmación puede afectar a diferentes tipos de establecimientos, es necesario analizar cada caso de forma pormenorizada.
No obstante, hemos de hacer una matización: nos referimos aquí exclusivamente al IVA y el IRPF por considerarlos los impuestos más cuantiosos y que, por lo tanto, más interés pueden generar en los beneficiarios. Pero, claro está, como todo ciudadano, además, pueden disfrutar de los posibles descuentos a los que toda persona, autónoma o no, propietaria o alquilada, puede recurrir, como es el caso de las deducciones asociadas al cambio de ventanas en una vivienda.
Oficina, local comercial o nave industrial
La deducción es aplicable siempre y cuando se haya notificado a Hacienda el lugar donde se prestarán los servicios o se ejercerá la actividad, lo cual se realiza a través del modelo 036 ó 037, según corresponda.
Además, es esencial que el contrato esté a nombre del autónomo y que el arrendador emita la factura correspondiente con el IVA incluido. También se requiere que la factura del propietario del inmueble contenga retención de IRPF.
Coworking
Como es conocido, el coworking implica alquilar un puesto de trabajo, ya sea de manera ocasional o permanente, en un espacio de trabajo compartido. En estos casos, el proveedor del servicio emitirá una factura que permitirá al autónomo justificar el gasto realizado y aplicar la deducción.
Vivienda en régimen de alquiler
Por todos es sabido que alquilar un piso sin nómina no siempre es sencillo y hay que recurrir a ciertos trucos que transmitan confianza al arrendador. No obstante, no todo son malas noticias para quienes se encuentren en esta situación, ya que es posible que puedan acceder a determinadas ventajas fiscales. En el caso de autónomos que teletrabajan, es posible deducir la parte proporcional de la cuota de alquiler correspondiente al espacio de la casa utilizado para ejercer su actividad, con un máximo legalmente reconocido del 30%.
Sin embargo, se requieren dos contratos de alquiler en este caso: uno para el uso del inmueble como domicilio privado y otro que reconozca el uso de parte de la vivienda alquilada como lugar de trabajo. El arrendador debe emitir factura con retención de IRPF y con IVA. El arrendatario debe ingresar el IRPF retenido a su arrendador y pagar el IVA correspondiente.
En la práctica, es difícil conseguir que el propietario de un inmueble, especialmente si es un particular, esté de acuerdo en celebrar dos contratos y asumir las obligaciones fiscales que implica el alquiler de un espacio para ser utilizado como lugar de trabajo. Por lo tanto, la mayoría de los profesionales que alquilan y teletrabajan suelen optar por no deducir el alquiler como autónomos.
Qué porcentaje se puede desgravar del IVA y el IRPF
Actualmente se trata de impuestos que tienen consideración diferente y, por tanto, la parte proporcional a desgravar no es la misma:
- IRPF. Se puede deducir el total de la cantidad pagada como renta, excepto si se teletrabaja desde una vivienda alquilada, en cuyo caso, como ya hemos mencionado, la deducción debe ajustarse a la parte proporcional del espacio de la casa destinado a la actividad, con un máximo del 30%.
- IVA. La desgravación se extiende al total de la cuota repercutida por el arrendador en su factura.
Requisitos para deducir el alquiler
Llegados a este punto, resulta claro que es perfectamente posible deducir el alquiler sin enfrentar problemas con Hacienda. Eso sí, deben cumplirse una serie de requisitos:
- El gasto debe ser necesario para llevar a cabo el trabajo y estar directamente relacionado con la actividad.
- Es necesario informar a Hacienda del lugar de desarrollo de la actividad a través de los modelos 036 ó 037.
- El contrato de alquiler debe estar a nombre del autónomo.
- El arrendador debe expedir mensualmente una factura con retención de IRPF e IVA.
- El autónomo debe presentar trimestralmente el modelo 115 para declarar las retenciones practicadas con respecto a alquileres urbanos.
- El arrendador debe estar dado de alta en Hacienda como arrendador de locales de negocios y presentar trimestralmente la autoliquidación de IVA (modelo 303).
- Es necesario conservar las facturas en formato físico o digital durante cuatro años.
- El gasto debe quedar registrado en la contabilidad del autónomo.
En el caso antes mencionado de autónomos que teletrabajen desde su vivienda en alquiler, todo lo mencionado debe corresponderse con el contrato relativo a la parte del inmueble como local de trabajo y siempre respetando los límites porcentuales citados previamente y recogidos en las distintas normas.
